Hat hétről 30 percre gyorsultak a Spitfire Audio jogdíjkifizetései

Egy zenei vállalat növekedésének van egy kevésbé látványos következménye: egyre több embernek kell pontosan és időben fizetni. A Spitfire Audiónál ez odáig jutott, hogy egyetlen negyedéves jogdíjkifizetési kör akár négy-hat hét munkát is jelentett. Ma ugyanez nagyjából 30 perc alatt lefut.

A virtuális hangszereiről és sample library-jeiről ismert brit cég problémája nem magukkal a jogdíjakkal kezdődött. A háttérben működő rendszer vált túl nehézkessé ahhoz a mérethez, amelyre időközben a vállalat nőtt.

A kifizetéseket korábban jelentős részben Excel-táblák segítségével kezelték. A pénzügyi csapatnak össze kellett állítania a kimutatásokat, előkészíteni a kifizetési ütemezést, kezelni a nemzetközi utalásokat, majd elkészíteni a szükséges riportokat is.

Amíg kevés tranzakcióról van szó, egy ilyen rendszer működőképes lehet. Ahogy azonban nő az előadók, közreműködők, országok és kifizetések száma, minden újabb sor egy újabb lehetőség a hibára – és újabb perceket, majd órákat vesz el valakitől.

A Spitfire végül a Tipalti Mass Payments rendszerére állította át a folyamatot. Több mint 1500 globális kifizetés kezelését automatizálták, miközben a korábban szükséges kézi adatbevitel jelentős része eltűnt.

Shahid Khalid, a Spitfire Audio pénzügyi vezetője szerint a döntés mögött egyszerű skálázási kérdés állt.

„Ha növekvő vállalkozás vagy, mindig a hosszú távú haszonban kell gondolkodni: vagy több embert veszel fel a tranzakciók számának növekedéséhez, vagy beruházol egy automatizációs eszközbe.”

A különbség különösen a negyedéves jogdíjkörök idején vált látványossá. Khalid szerint korábban mind a nemzetközi utalások, mind az ezekhez kapcsolódó riportok komoly kézi munkát igényeltek. Ez ráadásul nem egyszeri probléma volt: néhány havonta ugyanaz a nagy terhelés tért vissza.

Az automatizációval nemcsak a pénz mozog gyorsabban. Az előadók és más jogosultak egy önkiszolgáló portálon keresztül kezelhetik a kifizetéshez szükséges információikat, így a pénzügyi csapatnak kevesebb adatot kell manuálisan bekérnie, rögzítenie és ellenőriznie. A riportolás is egységesebb lett, ami a vállalaton belüli pénzügyi átláthatóságot is javította.

A legnagyobb változás mégis időben mérhető.

„Korábban négy-hat hét kemény munka volt az összes kimutatás és utalás, most ez 30 perc” – foglalta össze Khalid.

A Spitfire számításai szerint az új rendszer évente körülbelül tíz hétnyi, korábban kifizetési folyamatokra fordított munkát szabadít fel.

Ez nem azt jelenti, hogy a pénzügyi csapatnak tíz héttel kevesebb dolga lett. Inkább azt, hogy ennyi időt nem kell többé ugyanannak az adminisztratív folyamatnak újra és újra nekifutva eltöltenie. A felszabaduló kapacitás pénzügyi tervezésre, elemzésre és olyan feladatokra fordítható, amelyek közvetlenebbül támogatják a vállalat növekedését.

A Spitfire története egy szélesebb zeneipari problémára is rávilágít. Miközben a zene előállítása és terjesztése rég digitalizálódott, a háttérben működő adminisztráció egy része még mindig táblázatokra, kézi ellenőrzésekre és egymást követő banki műveletekre támaszkodik.

Ez különösen a jogdíjaknál válhat fájdalmassá. Egy nemzetközileg működő zenei vállalkozásnak eltérő pénznemekkel, banki rendszerekkel és jogosulti adatokkal kell dolgoznia, miközben a másik oldalon zenészek és alkotók várják a pénzüket. Minél nagyobb a katalógus és minél több a közreműködő, annál nehezebb pusztán több emberi munkaórával követni a növekedést.

Az automatizáció ezért itt kevésbé látványos technológiai forradalom, mint inkább infrastruktúra. Nem ír zenét, nem helyettesíti az alkotót, és a közönség valószínűleg soha nem találkozik vele.

Viszont eldöntheti, hogy egy zenész jogdíjának feldolgozása hat hétig tart, vagy fél óráig.

A Spitfire Audiónál ez volt az a különbség, amely miatt az Excel végül már nem fért bele a növekedésbe.